Regulamin 2024

§ I: Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa cele, warunki uczestnictwa, zasady zgłaszania gier, sposób oceny oraz harmonogram konkursu „Planszowa Gra Roku”, zwanego dalej „Konkursem”.
  2. Informacje na temat Konkursu zamieszczane są na oficjalnej stronie Konkursu pod adresem https://planszowagraroku.pl, zwanej dalej „Stroną WWW Konkursu”.
  3. Wyniki Konkursu zostaną ogłoszone na Stronie WWW Konkursu i w mediach społecznościowych.
  4. Wydawca zgłaszając pierwszą grę do konkursu, akceptuje regulamin.
  5. Członek, wstępując do kapituły, akceptuje regulamin.

§ II: Cele Konkursu

  1. Głównym celem Konkursu jest wskazywanie, przez specjalistów w danej kategorii, najlepszych gier planszowych i karcianych oraz nagrodzenie inicjatyw związanych z wydanymi w Polsce grami planszowymi, jako atrakcyjnej formy spędzania wolnego czasu w gronie rodziny i przyjaciół, rozwijających nie tylko intelektualnie, ale również społecznie.
  2. Innymi celami Konkursu są także:
    1. Działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych.
    2. Wspieranie nauki, szkolnictwa wyższego, edukacji, oświaty i wychowania.
    3. Propagowanie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego.
    4. Działalność na rzecz integracji europejskiej oraz rozwijania kontaktów i współpracy między społeczeństwami.
    5. Działalność na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn.
    6. Działalność na rzecz promocji Rzeczypospolitej Polskiej za granicą.

§ III: Definicje

  1. Grą planszową, dalej zwaną również grą, w rozumieniu niniejszego Regulaminu są, poza grami planszowymi, także niekolekcjonerskie gry karciane.
  2. Do Konkursu mogą być zgłaszane gry wydane od 1 maja 2023 r. do 30 czerwca 2024 r.
  3. Wyboru gier planszowych na każdym etapie Konkursu dokonują Kapituły Konkursu (dalej: Kapituły).
  4. Kapituła to grono ekspertów w dziedzinie gier planszowych, wyznaczonych przez Komitet Organizacyjny w celu przyznawania nagród w poszczególnej  kategorii Konkursu. Do każdej kategorii zostanie powołana osobna kapituła. Kompetencje Kapituł reguluje Rozdział VII niniejszego Regulaminu. W dalszej części Regulaminu słowa Kapituła i Kapituły są używane zamiennie.
  5. Nagroda główna – otrzymuje ją gra, która w kolejnych etapach konkursu została wybrana jako najlepsza w danej kategorii, przed odpowiednią Kapitułę. Gra, która zdobędzie nagrodę główną, otrzyma prawo do posługiwania się tytułem Planszowej Gry Roku w danej kategorii, z danego roku, a wydawca otrzyma stosowną statuetkę.
  6. Wyróżnienie jest tytułem przyznawanym grom z finałowej trójki, które nie zdobyły pierwszego miejsca. W siedmiu kategoriach (gra dziecięca, rodzinna, średnio zaawansowana, ekspercka, dwuosobowa, imprezowa i przygodowa), metodą eliminacji, wyłaniane są po trzy gry, z których dwie otrzymują równorzędne wyróżnienia, a jedna tytuł Planszowej Gry Roku w danej kategorii.
  7. Gra, która zdobędzie wyróżnienie, otrzyma prawo do posługiwania się tytułem wyróżnienia Planszowej Gry Roku w danej kategorii, z danego roku, a wydawca otrzyma stosowną statuetkę.
  8. Organizatorem konkursu jest fundacja Grajmy Razem z siedzibą w Warszawie. Zarząd fundacji powołuje Komitet Organizacyjny.
  9. Komitet Organizacyjny sprawuje nadzór nad Konkursem oraz koordynuje prace związane z przebiegiem Konkursu, w tym powołanie członków Kapituły, ustalenie terminów poszczególnych etapów Konkursu, przeprowadzenie głosowania i wręczeniem nagród.
  10. Minimalna liczba członków Komitetu Organizacyjnego to 3 osoby.
  11. W Konkursie biorą udział gry planszowe zgłoszone przez Wydawców.
  12. Przez Wydawcę rozumie się właścicieli Wydawnictwa lub upoważnione przez nich osoby zgłaszające gry do Konkursu.

§ IV: Warunki uczestnictwa

  1. Każda uczestnicząca w Konkursie gra musi być produkcją samodzielną, zamkniętą, niewymagającą kolekcjonowania oraz innych wersji gry.
  2. Uczestniczące w Konkursie gry muszą być dostępne w sprzedaży sklepowej lub dostarczone do wspierających w ramach kampanii finansowanej społecznościowo („crowdfunding”), przy czym nie mogą to być gry wykonywane tylko na zamówienie.
  3. Na oryginalnym pudełku musi znajdować się opis gry w języku polskim, jednocześnie dopuszcza się pudełka bez opisów w żadnym języku, obcojęzyczne nazwy własne lub oryginalne, niepolskie tytuły, które muszą być zachowane w ramach postanowień licencyjnych.
  4. Wewnątrz pudełka musi znajdować się instrukcja gry w języku polskim, która jest integralną częścią wydania. W przypadku wydań wielojęzycznych instrukcja w języku polskim nie może edytorsko, ani merytorycznie odbiegać od innych wersji językowych.
  5. Wszystkie elementy językowe gry, z wyjątkiem nazw własnych oraz tytułów wymienionych w punkcie IV.3, muszą być przetłumaczone na język polski (nie dotyczy błędów edytorskich).
  6. W przypadku wydań międzynarodowych wydawca musi zagwarantować graczom polskojęzycznym łatwe i czytelne wykorzystanie komponentów niepolskojęzycznych w postaci kart pomocy lub innych form opisu, które muszą znajdować się wewnątrz pudełka i edytorsko nie odbiegać od wykonania innych elementów gry.
  7. Wznowienie, nowa edycja lub nowa wersja gry mogą zostać zakwalifikowane do Konkursu przez Komitet Organizacyjny wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, po zasięgnięciu opinii członków Kapituły.
  8. Z Konkursu wyłączone są w szczególności:
    • gry bitewne polegające na tworzeniu armii z kolekcjonowanych figurek;
    • kolekcjonerskie gry karciane;
    • gry promujące napoje alkoholowe i substancje psychoaktywne;
    • gry promujące hazard;
    • gry o tematyce erotycznej, tzw. gry „dla dorosłych”
    • wykorzystujące obraźliwe sformułowania lub wulgarne słownictwo nagminnie.
  9. Ostateczną decyzję w sprawach, o których mówią punkty 1 – 8 – w szczególności w przypadku wątpliwości dotyczących interpretacji poszczególnych zapisów Regulaminu – podejmuje Komitet Organizacyjny.

§ V: Zasady zgłaszania gier do Konkursu

  1. Lista gier biorących udział w Konkursie ustalana jest na podstawie zgłoszeń Wydawców.
  2. Gry do Konkursu można zgłaszać w terminie wyznaczonym do tego celu przez Komitet Organizacyjny.
  3. Aby przystąpić do Konkursu Wydawca powinien zgłosić grę (lub gry) osobie z komitetu organizacyjnego, odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń podając w mailu poniższe dane:
    1. nazwę wydawnictwa;
    2. adres;
    3. NIP;
    4. tytuł gry;
    5. kategorię, do której wydawca zgłasza grę;
    6. autor/autorzy gry;
    7. ilustrator/grafik;
    8. liczba graczy;
    9. wiek graczy;
    10. orientacyjny czas rozgrywki;
    11. opis gry (do 1000 znaków);
    12. informacja, czy jest to tytuł polskiego autora.
  4. Następnie wydawca otrzymuje fakturę i opłaca kwotę na wskazany numer konta.
  5. Dla każdej zgłaszanej gry Wydawnictwo dołącza plik z okładką gry w widoku 2D (format JPG/PNG/PDF, minimalna szerokość 1200 px). Pliki będą wykorzystane w materiałach dotyczących Konkursu. Nie ma możliwości podmiany plików podczas trwania poszczególnych etapów Konkursu.
  6. Wydawca wysyła również określoną liczbę egzemplarzy każdej gry do odpowiedniego koordynatora danej kapituły. Minimalna liczba to jeden egzemplarz (nowy lub używany). Wydawca może również przekazać większą liczbę pudełek  gier.
  7. W mailu zwrotnym wydawca otrzyma adres lub adresy osób, do których wyśle gry. Wydawca zobowiązany jest określić, czy wypożycza gry, czy przekazuje je bezzwrotnie na potrzeby konkursu.
  8. Za wysyłkę gier między członkami w każdej z kapituł odpowiada koordynator.
  9. Gry wypożyczone zostaną zwrócone wydawcom po zakończeniu całej edycji konkursu. Wyjątkiem są gry zwycięskie, które otrzymają tytuł Planszowej Gry Roku w jakiejkolwiek kategorii. Jeden egzemplarz każdej z takich gier zostaje w zasobach Komitetu Organizacyjnego. Gry będą wykorzystywane w celach promocyjnych (m.in. na konwentach).
  10. Wydawca może zgłosić do Konkursu maksymalnie 15 gier.
  11. Każda gra może być zgłoszona do tylko do jednej z siedmiu  kategorii Konkursu (gra dziecięca, rodzinna, średnio zaawansowana, ekspercka, dwuosobowa, imprezowa i przygodowa). 
  12. Wydawca samodzielnie przydziela grę do jednej z kategorii. Po zapoznaniu się z grą, członkowie Kapituły mogą zasugerować wydawcy zmianę kategorii. Wydawca może podjąć decyzję o zmianie kategorii, jednak nie może obciążyć Kapituły odpowiedzialnością w przypadku, gdy dana gra nie zdobędzie nagrody.
  13. Informacja o przyjęciu gier do Konkursu zostanie przekazana Wydawcy drogą elektroniczną. O wynikach etapów Konkursu informowani będą tylko Wydawcy gier, które brały udział w poszczególnych etapach.
  14. Ostateczną i wiążącą formą zgłoszenia gry do Konkursu przez Wydawcę jest przesłanie informacji opisanych w pkt 3 paragrafu 5 regulaminu, dokonanie wpłaty, oraz wysłanie przynajmniej jednego egzemplarza gry przewodniczącemu odpowiedniej Kapituły.
  15. Przesłanie przez Wydawcę materiałów informacyjnych dotyczących zgłaszanych gier jest równoznaczne z wyrażeniem zgody Wydawcy na ich wykorzystanie w materiałach dotyczących Konkursu, w tym na Stronie WWW Konkursu oraz poprzez inne kanały informacyjne Konkursu.
  16. Przesłane przez Wydawcę dane dotyczące firmy oraz zgłaszanych gier będą zamieszczane w materiałach dotyczących Konkursu bez możliwości ich zmiany w trakcie trwania Konkursu.

§ VI: Zasady uczestnictwa w Konkursie

  1. Udział w Konkursie jest odpłatny. Opłata za zgłoszenie jednej gry do konkursu wynosi 50 zł. Wydawca wpłaca pieniądze na podstawie otrzymanej faktury, na konto fundacji “Grajmy Razem”. Fundacja korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, dlatego wszystkie kwoty podane w niniejszym regulaminie są kwotami ostatecznymi i nie będą powiększone z tytułu podatku.
  2. Na koniec pierwszego etapu Konkursu zostanie wyłonionych po 10 gier w każdej z siedmiu kategorii (gra dziecięca, rodzinna, średnio zaawansowana, ekspercka, dwuosobowa, imprezowa i przygodowa), które to gry przejdą do II etapu konkursu.
  3. Wydawcy, których gry przeszły do II etapu konkursu zostaną o tym powiadomieni drogą mailową i będą zobowiązani do uiszczenia kwoty kolejnych 50 zł od każdej gry, na wskazane konto bankowe. Jeśli wpłaty nie zostaną dokonane we wskazanym przez Komitet Organizacyjny terminie, gry zostaną wycofane z konkursu.
  4. Spośród 10 gier w siedmiu kategoriach wymienionych w § VI.3 zostaną wybrane po 3 gry, które przejdą do III etapu konkursu.
  5. Następnie w finale zostanie nagrodzona jedna z tych gier, otrzymując tytuł Planszowej Gry Roku w swojej kategorii. Pozostałe dwie gry z finałowej trójki otrzymają równorzędne wyróżnienia. 
  6. Wydawcy, których gry otrzymają wyróżnienia będą zobowiązani do uiszczenia kwoty kolejnych 100 zł od każdej gry, na wskazane konto bankowe, z kolei wydawcy, których gry otrzymają tytuły Planszowej Gry Roku, będą zobowiązani do uiszczenia kwoty 150 zł od każdej gry, na wskazane konto bankowe. Wpłaty będą dokonywane na podstawie faktur wysłanych drogą mailową po ogłoszeniu wyników konkursu. Wydawcy biorąc udział w konkursie zobowiązują się do dokonania stosownych wpłat za otrzymane tytuły lub wyróżnienia, po gali rozdania nagród.
  7. Tytuł Autora Roku przyznawany jest przez wszystkie Kapituły polskiemu autorowi, którego gra zgłoszona do Konkursu, została uznana za najlepszą w drodze wewnętrznego głosowania członków Kapituł.
  8. Wydawcy są zobowiązani, zwłaszcza w mediach, do nieujawniania informacji, że ich gry zakwalifikowały się do kolejnego etapu, dopóki te informacje nie zostaną oficjalnie ogłoszone przez organizatorów Konkursu. Wydawcy mogą takie informacje ujawniać po oficjalnym ogłoszeniu wyników danego etapu. 
  9. Wydawcy otrzymają informację, które ich gry zakwalifikowały się do II etapu konkursu. Wyniki konkursu (gry zwycięskie i wyróżnione) zostaną ujawnione, również wydawcom, dopiero podczas gali finałowej.
  10. Termin i miejsce finałowej gali zostanie ogłoszone na oficjalnych kanałach medialnych Planszowej Gry Roku (strona planszowagraroku.pl lub media społecznościowe: facebook, instagram). 
  11. Zdobycie nagrody głównej lub wyróżnienia wiąże się z wręczeniem przedstawicielowi wydawnictwa odpowiedniej statuetki i wystąpieniem podczas finałowej gali rozdania nagród. 
  12. W wyjątkowych przypadkach, np. jeśli do danej kategorii zostanie zgłoszonych zbyt mało gier, Komitet Organizacyjny może podjąć decyzję o nieprzyznaniu nagrody i wyróżnień Planszowej Gry Roku w danej kategorii. W takiej sytuacji Komitet Organizacyjny powiadomi o tym Wydawców oraz zwróci opłatę za udział w Konkursie.

§ VII: Kategorie Nagród

  1. W ramach Konkursu przyznawane są nagrody w następujących kategoriach:
    • „Dziecięca Gra Roku” – gra przeznaczona dla najmłodszych graczy, która bawiąc rozwija ich zdolności umysłowe i spostrzegawczość. Gry w tej kategorii muszą mieć dolną granicę wieku graczy określoną na poniżej 8. roku życia.
    • „Rodzinna Gra Roku ” – najlepsza gra, która zbliża rodziny i pozwala na wspólną zabawę osobom w różnym wieku. Może sprawdzić się jako pierwszy tytuł dla osób nieznających nowoczesnych planszówek.
    • „Średnio Zaawansowana Gra Roku ” – najlepsza gra dla osób, które już zagrały w kilka tytułów i szukają dodatkowych wyzwań, ale które grają zarówno z osobami początkującymi, jak i osobami zaawansowanymi.
    • „Ekspercka Gra Roku” – najlepsza gra dla osób zaznajomionych z grami planszowymi, szukających gier wymagających i bardziej skomplikowanych. Gry w tej kategorii muszą mieć deklarowaną dolną granicę wieku graczy minimalnie na 12 lat.
    • „Przygodowa Gra Roku ” – gra, w której nad mechaniką dominuje warstwa fabularna, rozumiana jako opowieść, odkrywana w trakcie rozgrywki. Fabuła może być liniowa lub zależna od decyzji graczy. Rozgrywka może być podzielona na scenariusze, w których gracze wcielają się w bohaterów przygody.
    • „Dwuosobowa Gra Roku” – najlepsza gra, której głównym trybem gry wskazanym w instrukcji jest tryb dwuosobowy.
    • „Imprezowa Gra Roku ” – najlepsza gra przeznaczona dla większej liczby osób, mająca proste, przejrzyste zasady, dostarczająca głównie lekkiej rozgrywki, często z elementem losowym.
    • Najlepsze Wydanie Gra Roku” – gra, której komponenty i/lub okładka wyróżniają ją pozytywnie od strony wizualnej.
    • „Autor Roku” – najlepszy polski autor gry planszowej.
  2. Komitet udostępni członkom Kapituły, Wydawcom i innym interesariuszom Konkursu dodatkowe wskazówki dotyczące cech, jakie powinny spełniać gry w poszczególnych kategoriach. Wskazówki te nie są wiążące, a jedynie służą jako informacja uzupełniająca przy rozstrzyganiu wątpliwości na temat zakwalifikowania gry do konkretnej kategorii.
  3. Kapituła może przyznać „Nagrodę Specjalną im. Michała Gościniaka” (dalej: Nagroda Specjalna). Jest ona wyrazem wdzięczności środowiska planszówkowego i sposobem na docenienie pracy na jego rzecz. Nagroda Specjalna przyznawana jest za działania na rzecz społeczności graczy w Polsce, przyczyniające się do jego rozwoju. Mogą nią zostać uhonorowane osoby, akcje lub wydarzenia.
  4. Kandydatury do Nagrody Specjalnej mogą zgłaszać członkowie Kapituły, Komitet Organizacyjny oraz inne osoby lub instytucje drogą mailową na adres: [planszowagraroku@gmail.com]
  5. Do Nagrody Specjalnej mogą być zgłaszane kandydatury z poprzednich edycji Konkursu, które nie zostały uhonorowane tą nagrodą.
  6. Kandydatury do Nagrody Specjalnej należy zgłaszać do Komitetu Organizacyjnego najpóźniej do czasu zakończenia pierwszego etapu Konkursu.
  7. Do zgłoszenia do Nagrody Specjalnej należy dołączyć opis (do 2000 znaków ze spacjami) działalności wskazanej osoby, akcji, wydarzenia.
  8. Dołączony do zgłoszenia do Nagrody Specjalnej opis może być wykorzystany do przeprowadzenia Konkursu oraz do publikacji na stronie WWW Konkursu w całości lub we fragmentach.
  9. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo niezaakceptowania kandydatury do Nagrody Specjalnej. O przyczynach niezaakceptowania kandydatury Komitet Organizacyjny informuje osobę zgłaszającą tę kandydaturę.
  10. Kandydatury do Nagrody Specjalnej nie będą podawane do wiadomości jakichkolwiek osób spoza Komitetu Organizacyjnego i Kapituły, w tym nie będą publikowane na stronie WWW Konkursu.
  11. Do Nagrody Specjalnej mogą być zgłoszeni członkowie Kapituły, ale nie będą oni brać udziału w dyskusjach i głosowaniach związanych z jej przyznaniem. Jednocześnie członkowie ci dalej mogą brać udział w pozostałych pracach i głosowaniach Kapituły.
  12. Głosowanie nad przyznaniem Nagrody Specjalnej odbywa się w analogicznym trybie, jak głosowania nad wyborem gier w poszczególnych kategoriach.
  13. Po dokonaniu przez Kapitułę nominacji do Nagrody Specjalnej Komitet Organizacyjny przekazuje informację o zamiarze uhonorowania danej osobie albo organizatorom akcji lub wydarzenia. Osobom tym przysługuje prawo odmowy przyjęcia nagrody specjalnej.
  14. Za moment przyznania Nagrody Specjalnej uznaje się publiczne ogłoszenie na gali rozdania nagród laureata tej nagrody.
  15. W danej edycji Konkursu mogą zostać nie przyznane nagrody w wybranych kategoriach (vide § V pkt 13 Regulaminu) oraz „Nagroda Specjalna im. Michała Gościniaka”.

§ VIII: Kapituła Konkursu

  1. Zadaniem Kapituł jest wybór laureata nagrody „Planszowa Gra Roku” oraz wyróżnień w poszczególnych kategoriach określonych w Rozdziale VI niniejszego Regulaminu.
  2. Członków Kapituł wyznacza i powołuje każdego roku Komitet Organizacyjny Konkursu.
  3. Do każdej z ośmiu kategorii (gra dziecięca, rodzinna, średnio zaawansowana, ekspercka, dwuosobowa, przygodowa, imprezowa i najlpepsze wydanie) zostaje powołana osobna kapituła. Jeden członek może zasiadać maksymalnie w dwóch kapitułach.
  4. W przypadku zespołów redakcyjnych lub innych form działalności medialnej, w których składzie jest więcej niż jedna osoba, członkami Kapituły może być więcej ich przedstawicieli; o dokładnej liczbie decyduje Komitet Organizacyjny na podstawie nadesłanych przez nich informacji o ich dorobku.
  5. Do obowiązków członka Kapituły należy w szczególności:
    1. Dbanie o dobre imię Konkursu.
    2. Rzetelne zapoznanie się z grami zgłoszonymi do Konkursu.
    3. Regularna komunikacja z członkami swojej Kapituły, w tym pojawianie się na spotkaniach, które będzie organizował przewodniczący.
    4. Udział w dyskusjach Kapituły, które powinny być głównym sposobem wspólnego wyłonienia zwycięskich gier w swoich kategoriach zgodnie z ich definicją.
    5. Wspólne przygotowanie uzasadnienia wyboru zwycięzcy.
    6. Przygotowanie jedno-dwuzdaniowych notek o grach zwycięskich i wyróżnionych.
    7. Zaangażowanie w przesyłanie sobie nawzajem gier, tak żeby każdy członek Kapituły mógł mieć do nich dostęp przez odpowiedni czas.
    8. Zachowanie w całkowitej tajemnicy wyników głosowania Kapituły aż do momentu ich oficjalnego ogłoszenia.
    9. Informowanie na swoich planszowych kanałach komunikacyjnych (m.in. social media) informacji o Konkursie i ogrywaniu zgłoszonych do niego gier.
  6. Skład Kapituł jest jawny i opublikowany na Stronie WWW Konkursu. W szczególności oznacza to zgodę członków Kapituł na publikację swojego imienia, nazwiska oraz fotografii.
  7. W sytuacjach szczególnych, Komitet Organizacyjny może podjąć decyzję o powołaniu nowego członka Kapituły lub usunięciu dotychczasowego członka Kapituły w czasie trwania głosowania, za który to czas uznaje się okres od rozpoczęcia I etapu do zakończenia III etapu.
  8. Członek Kapituły nie może być Wydawcą ani autorem gry, która została zakwalifikowana do Konkursu, a także nie może być związany z Wydawcą lub autorem gry stosunkiem podległości służbowej czy faktycznej. Zakaz ten rozciąga się również na osoby spokrewnione lub spowinowacone z autorem lub Wydawcą do II stopnia. Powstałe w tej kwestii wątpliwości rozstrzyga Komitet Organizacyjny.
  9. Członek Kapituły może w dowolnym momencie zrezygnować z członkostwa w Kapitule.
  10. Członkowie Kapituł zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy wiedzy na temat przebiegu prac w obrębie Kapituł/y, której/ych są członkami.
  11. Członkowie Kapituł mogą:
    1. wymieniać się szczegółowymi informacjami na temat głosowania tylko pomiędzy sobą;
    2. dzielić się w mediach swoimi opiniami na temat tytułów biorących udział w Konkursie w celach informacyjnych i/lub promujących Konkurs;
    3. ujawnić publicznie swoje i tylko swoje wyniki głosowania bez podawania szczegółów związanych z procedurą liczenia głosów, dopiero po zakończeniu Konkursu, czyli ogłoszeniu laureatów nagród.
  12. Podczas trwania Konkursu szczegółowe dane o głosach są znane jedynie przez Komitet Organizacyjny, który zobowiązuje się do zachowania ich w tajemnicy.
  13. Komitet Organizacyjny może udostępnić Kapitule po zakończeniu Konkursu jedynie ogólne dane statystyczne, nie zawierające informacji o głosach oddanych przez poszczególnych członków Kapituły.
  14. Osoba potwierdzając chęć uczestnictwa w Konkursie jako członek Kapituły, potwierdza, że zapoznała się i akceptuje wszystkie postanowienia zawarte w Regulaminie Konkursu.

§ IX: Organizacja i koordynacja

  1. Konkurs przeprowadzany jest według ustalonego Harmonogramu, który określa daty rozpoczęcia i zakończenia samego Konkursu jak i poszczególnych jego etapów. Harmonogram jest ustalany przez Komitet Organizacyjny i zostanie podany na Stronie WWW Konkursu.
  2. W Komitecie Organizacyjnym nie może być wydawcy ani autora gry, która została zakwalifikowana do Konkursu w danym roku. Zapisy § VII pkt 8 Regulaminu stosuje się odpowiednio.
  3. Funkcje członka Komitetu Organizacyjnego i członka Kapituły można łączyć.
  4. W ramach realizacji Konkursu Komitet Organizacyjny może współpracować i zawierać porozumienia z podmiotami innymi niż wydawnictwa, mając na względzie wspieranie celów Konkursu oraz celów statutowych Fundacji Grajmy Razem.

§ X: Wyłonienie laureatów nagród i nominacji

  1. Wybór laureatów Nagród odbywa się w formie zamkniętego głosowania prowadzonego przez Kapitułę danej kategorii.
  2. Głosowanie dotyczące Nagród odbywa się w trzech etapach, opisanych w dalszej części Regulaminu. Głosowanie wygląda jednakowo dla każdej z kapituł, wyjątkiem jest przyznanie nagrody Autora Roku i nagroda im. Michała Gościniaka.
  3. W I etapie każdy z członków Kapituły musi uszeregować zgłoszone gry w kolejności preferencji. Oddając głos członkowie Kapituły powinni mieć na względzie cele Konkursu. W przypadku, gdy członek Kapituły nie zagra w dany tytuł, gra nie powinna być uszeregowana na liście. Wyjątkiem jest głosowanie w kategorii “Najlepsze wydanie”. Członkowie tej kapituły nie muszą grać w zgłoszone tytuły, by ocenić wykonanie i warstwę ilustracyjną.
  4. Po zebraniu list preferencji przez przewodniczącego, Kapituła ma obowiązek przeprowadzić spotkanie (online lub w dowolnej innej formie) i przedyskutować wyniki. Na skutek dyskusji członkowie kapituł mogą wrócić do ponownego ogrywania gier, po czym spotkać się ponownie i ustalić wynik. Listy preferencji są pomocniczą formą głosowania, wyniki powinny zostać ustalone podczas dyskusji kapituły. Do werdyktu wymagane jest również uzasadnienie dlaczego dane gry przeszły do kolejnego etapu. W wyniku głosowania, powinno zostać wyłonionych 10 gier w każdej z ośmiu kategorii.
  5. W wyniku głosowania za pomocą algorytmu zostaną wyłonione gry, które zajęły miejsca od 1 do 10 wg przydzielonej oceny punktowej. Następnie kapituła ma obowiązek przeprowadzić spotkanie (online lub w dowolnej innej formie) i przedyskutować wyniki. Na skutek dyskusji członkowie kapituł mogą wrócić do ponownego ogrywania gier, po czym spotkać się ponownie i ustalić wynik. Głosowanie przy pomocy algorytmu jest jedynie pomocniczą formą, wiążący jest werdykt wydany po dyskusji kapituły. Do werdyktu wymagane jest również uzasadnienie dlaczego dane gry przeszły do kolejnego etapu.
  6. W II etapie członkowie Kapituł wykonują prace i procedury związane z głosowaniem analogicznie jak w przypadku etapu I. W II etapie członkowie Kapituł szeregują wyłącznie 10 gier, które zakwalifikowało się w etapie I. W wyniku głosowań i dyskusji w II etapie konkursu zostaną wyłonione 3 gry w każdej kategorii, które przejdą do finału.
  7. W II etapie odbywa się również głosowanie w kategorii Autor Roku. W tym głosowaniu członkowie wszystkich kapituł głosują wyłącznie na gry polskich autorów zgłoszone do konkursu przy pomocy algorytmu. Następnie wyniki są poddawane dyskusji w poszczególnych kapitułach, a wyniki są ponownie przedyskutowane na zebraniu przewodniczących kapituł. Podczas zebrania przewodniczących zostaje wyłoniony zwycięzca kategorii Autor roku. W tej kategorii nie przyznaje się wyróżnień.
  8. W wyjątkowych sytuacjach Komitet Organizacyjny może zmienić liczbę gier, które przechodzą do II i III etapu Konkursu.
  9. Liczenie głosów podczas II etapu głosowania odbywa się tzw. systemem IRV (instant-runoff voting), to znaczy:
    • najpierw głosy zostają policzone według pierwszego miejsca na kartach do głosowania;
    • kandydat, który w pierwszym liczeniu otrzymał najmniej głosów, zostaje wyeliminowany, a głosy zostają ponownie policzone po uwzględnieniu przesunięć na poszczególnych listach preferencji poszczególnych członków Kapituły wynikających z usunięcia z nich wyeliminowanego kandydata;
    • W przypadku głosowania przez Kapitułę w II etapie w kategoriach, eliminowanie kolejnych kandydatów następuje do momentu, aż zostanie tylko 3 kandydatów przechodzących do III etapu;
    • W przypadku remisu w którymkolwiek momencie, sprawdzane jest, który z kandydatów pierwotnie osiągnął większą liczbę pierwszych miejsc na kartach do głosowania (został wybrany przez większą liczbę członków Kapituły jako najlepsza gra w danej kategorii). Jeśli kandydaci osiągnęli taką samą liczbę pierwszych pozycji na pierwotnych listach preferencji, to o kolejności rozstrzyga liczba drugich pozycji na pierwotnych listach preferencji, następnie liczba trzecich, czwartych, itd. W przypadku dalszej niemożliwości rozstrzygnięcia głosowania (taka sama liczba wszystkich pozycji na wszystkich listach preferencji) o pozostawieniu remisu bądź jego rozstrzygnięciu decyduje Komitet Organizacyjny.
  10. Podczas III etapu głosowania Kapituły mają obowiązek wyłonić zwycięzcę i przyznać wyróżnienia wyłącznie na podstawie dyskusji. Stosowanie algorytmu przestaje mieć zastosowanie na tym etapie konkursu.
  11. W przypadku kategorii Autor Roku”, gdy głosujący uzna, że żadna gra nie zasługuje na zwycięstwo w danej kategorii, może wybrać opcję „Nie przyznaję głosu”. W przypadku gdy opcja ta otrzyma 50% głosów, uznaje się, że nagroda nie zostaje przyznana.
  12. Każdy z członków Kapituły powinien dołożyć starań, aby zapoznać się w jak największym zakresie z każdym ocenianym tytułem.
  13. W kategoriach “Najlepsze Wydanie” i “Autor Roku” nie są publikowane listy nominacji do tych kategorii.
  14. Forma głosowania związanego z wyborem laureata „Nagrody Specjalnej im. Michała Gościniaka” ustalana jest w wyniku wewnętrznej dyskusji lub oddawania głosów przy pomocy środków komunikacji elektronicznej przez członków Komitetu Organizacyjnego oraz Kapituł.
  15. Nadzór nad przebiegiem głosowań Kapituły prowadzi Komitet Organizacyjny.
  16. Forma głosowania związanego z wyborem laureata „Nagrody Specjalnej im. Michała Gościniaka” ustalana jest w wyniku wewnętrznej dyskusji lub oddawania głosów przy pomocy algorytmu przez członków Komitetu Organizacyjnego oraz Kapituł.
  17. Nadzór nad przebiegiem głosowań Kapituły prowadzi Komitet Organizacyjny.
  18. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do niedopuszczania gry planszowej do Konkursu z innego powodu niż wymienione w Regulaminie. O powodzie niedopuszczenia gry planszowej do Konkursu informowany jest Wydawca zgłaszający grę. Wydawca może w miejsce gry niedopuszczonej do Konkursu zgłosić inną grę.

§ XI: Prawa laureatów nagród oraz nominacji.

  1. Wydawcy i inne podmioty w celu promocji tytułu mają prawo do posługiwania się odpowiednim znakiem nagrody, wraz z kategorią oraz rokiem jej przyznania tylko w zestawieniu z nagrodzonym tytułem i jego dodatkami oraz z nowymi wersjami lub dodrukami, które nie wprowadzają zna­czą­cych zmian np. w mechanice gry.
  2. W przypadku nagrody „Najlepsze Wydanie” znak Konkursu wraz rokiem jej przyznania może być używany w celu promocji tytułu tylko w połączeniu z wersją gry, która była nagrodzona oraz z nową wersją lub dodrukiem, które nie wprowadzają istotnych zmian wydawniczych.
  3. Znaki Konkursu mogą być używane wyłącznie w publikacjach informujących o Konkursie i w żadnym wypadku nie mogą być używane do promocji gry, która nie została nagrodzona lub wyróżniona.
  4. Podczas uroczystego wręczenia nagrody Wydawca może uzyskać od Komitetu Organizacyjnego prawo do świadczeń promocyjnych, w tym rozstawienia roll-upów. Liczba i gabaryty tego typu świadczeń powinny otrzymać wcześniejszą akceptację Komitetu Organizacyjnego.

§ XII: Harmonogram na rok 2024

  1. Kalendarz:
    • 10 stycznia 2024 r. – rozpoczęcie edycji 2024 Konkursu Planszowa Gra Roku 
    • 10 stycznia – 31 stycznia 2024 r. powołanie Komitetu Organizacyjnego i Kapituł,
    • luty 2024 r. – informowanie wydawców o aktualnej edycji konkursu,
    • 1 marzec 2024 r. – 30 czerwiec 2024 r. – I etap konkursu: zgłaszanie gier przez Wydawców, weryfikacja gier, zapoznawanie się z tytułami przez kapituły, 
    • lipiec/sierpień 2024 r. – przekazanie wyników I etapu głosowania przez przewodniczących każdej Kapituły do Komitetu Organizacyjnego,
    • sierpień 2024 r. – przekazanie wyników II etapu głosowania przez przewodniczących każdej Kapituły do Komitetu Organizacyjnego,
    • do 10 września 2024 r. – przekazanie wyników III etapu głosowania przez przewodniczących każdej Kapituły do Komitetu Organizacyjnego,
    • 28 września 2024 r. – ogłoszenie wyników podczas gali rozdania nagród na wydarzeniu Planszówki w Spodku w Katowicach.
    • 14 listopada 2024 r. – zakończenie edycji 2024 Konkursu Planszowa Gra Roku.
  2. Poszczególne etapy głosowania są tajne, a wyniki znane wyłącznie członkom Kapituł i Komitetowi Organizacyjnemu. 
  3. Podczas trwania I etapu konkursu, w kanałach informacyjnych Planszowej Gry Roku, będą się pojawiać na bieżąco informacje o zgłoszonych grach. Do publicznej wiadomości zostaną podane wyniki I etapu konkursu (zakwalifikowane 10 gier w każdej kategorii) w terminie ustalonym przez Komitet Organizacyjny. Wyniki konkursu zostaną ogłoszone podczas gali rozdania nagród na wydarzeniu “Planszówki w Spodku” w terminie 28 września 2024 r. oraz w kolejnych dniach na kanałach informacyjnych Planszowej Gry Roku i serwisów współpracujących. 
  4. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany poszczególnych terminów Konkursu.

§ XIII: Odwołania i rezygnacje

  1. W terminie 30 dni od daty ogłoszenia laureatów Nagród wszystkim zainteresowanym przysługuje prawo do wniesienia do Komitetu Organizacyjnego odwołania dotyczącego wyników Konkursu.
  2. Odwołania rozpatruje Komitet Organizacyjny w porozumieniu z Kapitułą w terminie 14 dni od daty jego wpłynięcia.
  3. Ostateczną decyzję w sprawie odwołań podejmuje Komitet Organizacyjny.
  4. Do momentu ogłoszenia wyników konkursu wydawca może wycofać swoje gry z konkursu. Wydawcy nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów jakie poniósł w związku z udziałem w konkursie.